归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、机构或问题（分类号）、保管期限、件号、页数等必备项。
（1）全宗号：全宗号填写必须保持完整性，不可省略。
（2）年度：填写文件终形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2020。
（3）分类号：填写分类方案确定的分类号。
（4）保管期限：填写Y、30、10，分别代表、30年、10年。
（5）件号：填写文件的排列顺序号。
件号的编制方法为：在分类方案的一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。
（6）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有效图文的页面为一页。